Corporate governance

Goed ondernemingsbestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording naar alle stakeholders vinden we belangrijk. Wij hebben immers een maatschappelijke taak. We passen de Corporate Governance Code toe voor zover mogelijk en van toepassing. Hiermee benadrukken wij onze verantwoordelijkheid voor de maatschappelijke aspecten van ondernemen.

De Raad van Bestuur, Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders zijn verantwoordelijk voor bestuur en toezicht.

De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het bestuur van Enexis Holding N.V. De Raad van Bestuur stelt de operationele en financiële doelstellingen van de vennootschap vast, definieert de strategie die nodig is voor het realiseren van die doelstellingen en benoemt de randvoorwaarden die bij de strategie gelden.

De Raad van Bestuur opereert onder toezicht van de Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders en binnen de statutaire bepalingen. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, het beheersen van de risico’s en de financiering van de onderneming. Samen met de Raad van Commissarissen is de Raad van Bestuur verantwoordelijk voor de Corporate Governancestructuur van Enexis Holding N.V. en de naleving van de Corporate Governance Code.

De Raad van Bestuur handelt volgens een reglement, dat zo veel mogelijk aansluit op de Corporate Governance Code en dat is goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. De bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur wordt - binnen het bezoldigingsbeleid van de vennootschap - vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. De Raad van Commissarissen bepaalt de hoogte van de bezoldiging van ieder lid van de Raad van Bestuur, op voorstel van de Remuneratie- en Selectiecommissie. Gegevens over de bezoldiging van de Raad van Bestuur zijn vermeld in het jaarverslag.

De Raad van Commissarissen heeft drie taken: toezicht houden, advies geven en optreden als werkgever van de Raad van Bestuur. De Raad van Commissarissen houdt toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur, in het bijzonder als het gaat om de realisatie van de doelstellingen van de vennootschap, de strategie en de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten, de interne systemen voor risicobeheersing en controle en de financiële verslaggeving.

Leden van de RvC hebben zitting in twee permanente commissies: een Auditcommissie en een gecombineerde Remuneratie- en Selectiecommissie. Leden ontvangen een honorarium, vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Gegevens over de bezoldiging van de Raad van Commissarissen zijn vermeld in het jaarverslag.

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders is het hoogste besluitvormingsorgaan binnen Enexis Holding N.V. In de Algemene Vergadering van Aandeelhouders vindt besluitvorming plaats over onder meer het schriftelijke jaarverslag van de Raad van Bestuur, het dechargeren van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen, het vaststellen van de jaarrekening en het bepalen van de winstbestemming. Ook keurt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders de strategie van de vennootschap goed en benoemt zij de leden van de Raad van Commissarissen.

Aandeelhouderscommissie

Bepaalde bevoegdheden van de Algemene Vergadering van Aandeelhouders zijn toegekend aan een Aandeelhouderscommissie. Deze commissie telt zeven leden en heeft als doel de slagvaardigheid en effectiviteit van de besluitvorming binnen de Algemene Vergadering van Aandeelhouders te bevorderen.

De leden van de Aandeelhouderscommissie ontvangen voor hun werkzaamheden geen vergoeding. De taken van de Aandeelhouderscommissie zijn beschreven in de statuten van Enexis Holding N.V. en de werkwijze is vastgelegd in een door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders goedgekeurd convenant tussen de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen en de Aandeelhouderscommissie.

Interne en externe gebeurtenissen kunnen een risico vormen voor onze continuïteit of strategische doelen. We volgen de ontwikkeling van risico’s nauwgezet, bepalen de kans van optreden en nemen maatregelen om de impact te verkleinen. Doordat we transparant zijn over onze risico’s kunnen we sneller bijsturen om doelstellingen te behalen. Bovendien blijven we hierdoor scherp op de eisen die wet- en regelgeving aan ons stellen.

MANAGEN VAN RISICO'S

Enterprise Risk Management stelt ons in staat om op een verantwoorde manier doelen te bereiken. Ons ERM-beleid is gebaseerd op het COSO Enterprise Risk Management model en richt zich op alle facetten van de onderneming: van strategische en operationele risico’s tot de betrouwbaarheid van (financiële) rapportages en het voldoen aan wet- en regelgeving.

Op alle niveaus in de organisatie is het lijnmanagement zelf verantwoordelijk voor het identificeren van risico’s en het tijdig uitvoeren van beheersmaatregelen. Deze decentrale verantwoordelijkheid is een essentieel element in de manier waarop Enexis Groep haar risico’s benadert.

Op centraal niveau wordt de implementatie van het ERM-beleid bewaakt door het Directie-Overleg. De uitkomsten van de Strategische Risico Analyse en de status van de LOR-issues worden tevens gerapporteerd aan en besproken in de Auditcommissie. Dit proces stelt de RvB mede in staat zijn ‘In Control’-verklaring af te geven.

• STRATEGISCH RISK ASSESSMENT 
  Identificeren van gebeurtenissen die de continuïteit bedreigen of waardoor strategische doelen niet tijdig en/of volledig gerealiseerd worden.
• PROCESMANAGEMENT 
  Bedrijfsprocessen identificeren, ontwerpen, inrichten, implementeren en continu verbeteren.
• OPERATIONELE RISK ASSESSMENTS 
  Identificeren van risico’s die de procesdoelstellingen kunnen bedreigen. De risico’s en de beheersmaatregelen worden vastgelegd in het Internal Control Framework.
• CONTROL SELF ASSESSMENT 
  Halfjaarlijkse beoordeling van de belangrijkste beheersmaatregelen door alle afdelingen. Belangrijke risico’s worden via een interne Letter of Representation (LOR) gerapporteerd aan de Raad van Bestuur.
• BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT EN CRISISMANAGEMENT
  Om de continuïteit van onze dienstverlening te garanderen.
• PLANNING & CONTROL CYCLUS 
  Bespreken van de voortgang en relevante ontwikkelingen rondom strategische risico’s, LOR-issues en acties naar aanleiding van interne audits.
• RISK BASES ASSET MANAGEMENTSYSTEEM 
  Bepaling van het onderhouds- en investeringsprogramma van de assets.

Naast Enterprise Risk Management maken we als vangnet gebruik van interne audits en de werkzaamheden van de externe accountant.

Enexis Groep heeft een interne auditfunctie met onafhankelijke auditors. Zij geven het management en de Raad van Bestuur aanvullende zekerheid over de beheersing, effectiviteit, efficiency en compliance van de bedrijfsvoering.

De interne auditfunctie functioneert onder verantwoordelijkheid van de voorzitter van de RvB. De Auditcommissie houdt toezicht op de auditfunctie en adviseert de RvB over de rol en het functioneren.

Jaarlijks wordt een auditplan opgesteld, waarin staat welke interne audits worden uitgevoerd. De Raad van Commissarissen stelt het auditplan vast. De Auditcommissie bespreekt de voortgang en de belangrijkste bevindingen van audits. Ook de externe accountant neemt kennis van de bevindingen van Internal Audit & Risk.

Ernst & Young Accountants LLP is onze externe accountant. De Auditcommissie van de Raad van Commissarissen houdt toezicht op de relatie met de externe accountant. De externe accountant neemt deel aan de vergaderingen van de Auditcommissie.

De Raad van Bestuur van Enexis Groep voelt zich altijd en overal verantwoordelijk voor Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) van alle medewerkers die voor of namens Enexis werken. Ons beleid richt zich op een optimaal veilig en gezond werkklimaat. Op hoofdlijnen is onze ambitie:

• voorkomen van ongevallen;
• elke medewerker komt elke dag gezond thuis, daar zorgen we met elkaar voor;
• doorgroeien naar een hogere veiligheidscultuur.
  
  

Een integere reputatie is voor Enexis Groep van onschatbare waarde. Respect voor elkaar, integriteit, eerlijkheid en veiligheid vormen de basis van het (samen)werken bij Enexis Groep. Daarom zijn begrippen als integriteit, privacy, security belangrijke thema’s. De Gedragswijzer van Enexis Groep biedt een overzicht in de belangrijkste regels die in verschillende documenten zijn ondergebracht. Ook compliant en maatschappelijk verantwoord handelen staan hierbij centraal. 

regeling vermeende misstanden

Onze medewerkers worden aangemoedigd om (vermeende) misstanden binnen de organisatie te melden. Het kan gaan om een vermoeden van een misstand waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, of een vermoeden van een onregelmatigheid als fraude. In de regeling is vastgelegd op welke wijze een misstand gemeld en behandeld wordt. Deze regeling is ook opgenomen in de Gedragswijzer.

Wilt u zelf een vermoeden van een misstand melden, dan kan dat met onderstaande knop.

Enexis Groep werkt onder meer voor Public Affairs activiteiten nauw samen binnen de branchevereniging Netbeheer Nederland. Enexis Groep is daarbij gecommitteerd aan de gedragscode van de beroepsvereniging voor Public Affairs. De Public Affairs activiteiten richten zich op de relevante strategische thema’s. Op geen enkele wijze draagt Enexis Groep bij aan, nog ontvangt zij (financiële) ondersteuning van politieke partijen.